En muy poco tiempo, todas las empresas y autónomos que trabajen con otras empresas (B2B) en España estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas.
Pero ¡cuidado!, una factura electrónica no es un simple PDF enviado por correo, sino un documento con un formato estructurado, trazable y verificado por Hacienda.
Lee este artículo dónde te explicamos qué cambia, a quién afecta, qué formatos valen (y cuáles ya no) y cómo prepararte para cumplir sin complicarte la vida, antes de que sea demasiado tarde...
¿Qué es una factura electrónica?
Spoiler: un PDF ya no sirve.
Una factura electrónica es un documento que cumple las mismas funciones legales y fiscales que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato electrónico estructurado, garantizando autenticidad de origen, integridad de contenido, legibilidad y trazabilidad.
Por ello, no es simplemente una factura digital: los documentos en formatos como PDF, Word, Excel o Imágenes Escaneadas sirven solo como representación visual y carecen de la estructura técnica requerida por Hacienda.
¿Qué debe incluir una factura electrónica válida?
No todo vale: estos son los datos obligatorios.
Para ser válida, la factura electrónica deberá incluir:
- Número y serie correlativos
- Datos identificativos y NIF del emisor y receptor
- Fecha de emisión y período facturado
- Descripción de los bienes o servicios
- Base imponible, impuestos aplicables y total
- Firma electrónica *
- Código único de identificación y código QR *
- Estado de cobro o pago *
Además, debe emitirse con un software de facturación homologado que asegure su integridad, trazabilidad y conservación, como ForgeFlow Cloud.
* Aunque esto se confirmará cuando se publique el reglamento definitivo.
¿Quién está obligado?
La obligación de facturación electrónica B2B afectará a todas las empresas y autónomos que operen con otras empresas o profesionales, independientemente del tamaño o sector.
Quedarán exentos los negocios que operan solo con particulares (B2C) o en el ámbito internacional, así como las operaciones documentadas con tickets (facturas simplificadas). Aún así, incluso las empresas exentas pueden beneficiarse al digitalizar su facturación; menos errores, más control y un historial perfectamente verificable ante Hacienda.
Fechas claveEl reglamento aún no ha sido publicado oficialmente, pero los plazos previstos son:
- Empresas con facturación anual > 8 millones de € → 1 año desde la publicación del reglamento.
- Empresas y autónomos con facturación < 8 millones de € → 2 años desde la publicación del reglamento.
¿Cómo cumplir con esta nueva obligación?
Con la entrada en vigor del reglamento definitivo, las empresas podrán elegir entre dos vías:
- Solución pública de Hacienda: Emitir directamente las facturas electrónicas desde la plataforma oficial de la Agencia Tributaria, disponible para todos los empresarios y profesionales.
- Software privado homologado: Usar un programa certificado que permita generar facturas electrónicas en formato estructurado y enviarlas automáticamente a la plataforma pública, junto con una copia fiel en formato Factura-e a la plataforma de Hacienda.
¡Ojo! Todas las facturas, independientemente del programa que elijas, deberán estar firmadas electrónicamente y contener un código único y código QR. Y durante el primer año de aplicación del reglamento, las empresas podrán acompañar cada factura estructurada con un PDF de lectura, para facilitar la transición.
Obligaciones para los receptores
Hay que estar atento, porque la normativa no solo afecta a quien emite la factura. Los receptores de facturas electrónicas estarán obligados a comunicar su aceptación o rechazo comercial, así como el pago efectivo completo, en un plazo máximo de 4 días naturales (sin contar fines de semana ni festivos nacionales).
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La factura electrónica marcará un antes y un después en la gestión empresarial en España. Cumplir con la ley será imprescindible, pero hasta que llegue el momento, adoptarla con antelación te permitirá evitar sanciones, automatizar procesos y reducir costes.
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¡La factura electrónica no es solo un requisito, es la puerta de entrada a una empresa más ágil, segura y eficiente!
La Nueva Facturación Electrónica