¿ Per què és important gestionar els Comptes a Pagar?
Gestionar correctament els comptes per pagar és crucial per diverses raons:
- Optimització del flux de caixa: una gestió adequada dels comptes per pagar garanteix que els pagaments es facin a temps sense pagaments anticipats innecessaris, cosa que ajuda les empreses a mantenir la liquiditat i assignar recursos de manera eficient.
- Com evitar càrrecs i sancions per pagaments endarrerits : els pagaments puntuals eviten multes, càrrecs per interessos i relacions tenses amb els proveïdors.
- Enfortiment de les relacions amb els proveïdors : pagar els proveïdors a temps fomenta la confiança, cosa que condueix a millors condicions, descomptes i servei prioritari.
- Prevenció de frau i reducció de riscos : un procés de comptes per pagar ben estructurat amb controls adequats redueix el risc de frau, pagaments duplicats i transaccions no autoritzades.
- Informes financers precisos : els comptes per pagar registrats correctament garanteixen que els estats financers reflecteixin els passius reals, la qual cosa dóna suport a la presa de decisions informada i el compliment normatiu.
- Optimització d'operacions amb automatització: l'automatització redueix els errors manuals, millora l'eficiència i proporciona una visibilitat millor dels passius pendents.
- Compliment i preparació per a auditories: els registres d'AP necessaris ajuden a complir els requisits fiscals, reguladors i d'auditoria, evitant problemes legals.
ForgeFlow ajuda a optimitzar l'automatització de comptes per pagar a través de funcions com la recepció de factures electròniques i la digitalització de factures impulsada per IA .
Què són els comptes per pagar?
Els comptes per pagar representen els imports deguts als proveïdors pels béns o serveis rebuts. Solen estar vinculades a factures emeses per a ordres de compra específiques.
Atès que el pagament total sol exigir-se en un termini de 30 a 45 dies, els comptes per pagar es classifiquen com a passius corrents (o de curt termini), ja que s'han de liquidar en un termini breu. Això les diferencia dels passius a llarg termini, que són deutes amb terminis d'amortització prolongats (que solen abastar anys) i s'utilitzen per finançar actius importants com a terrenys, vehicles o equips d'alt cost.
Al balanç general, els comptes per pagar s'inclouen als passius a curt termini, mentre que el deute a llarg termini o els pagarés a llarg termini s'inclouen als passius a llarg termini. Tot plegat representen el deute total de l'organització. A més, el capital comptable, també inclòs al balanç general, reflecteix la participació financera dels propietaris a l'empresa, ja sigui a través d'inversions directes o d'utilitats retingudes al llarg del temps. En resum, el balanç general segueix l'equació: actius totals = passius totals (tant a curt com a llarg termini) + capital comptable.
El balanç general és un dels informes financers claus disponibles al sistema.
Quin seria un exemple dús?
Considerem ABC Manufacturing, una empresa mitjana que produeix components metàl·lics personalitzats per a la indústria automotriu. L'empresa compra freqüentment matèries primeres, com acer i alumini, als proveïdors. A continuació es mostra el procés de comptes per pagar en acció.
Pas 1: Realitzar una comanda
ABC Manufacturing detecta una necessitat de primeres matèries i emet una ordre de compra (OC) al seu proveïdor, XYZ Metals Ltd., sol·licitant 10.000 kg de xapa d'acer a un preu unitari de 2 €/kg. El valor total de la comanda és de 20.000€.
Documents clau: Ordre de compra (OC)
Comptes involucrats: Departament de Compres
Pas 2: Recepció de la mercaderia i la factura
XYZ Metals Ltd. lliura els 10.000 kg de xapa d'acer al magatzem d'ABC Manufacturing. Juntament amb l'enviament, envien una factura per 20.000€, amb el número de comanda.
Documents clau: Factura del proveïdor, Nota de recepció de mercaderies
Comptes involucrats: Magatzem, Comptes per pagar
Pas 3: Verificació de la factura (Coincidència triple)
Abans de processar el pagament, l'equip de comptes per pagar d'ABC Manufacturing verifica:
✅ L'ordre de compra coincideix amb la factura (preu i quantitat acordats).
✅ La factura coincideix amb el rebut de mercaderia (garantint que els materials van ser lliurats).
Si hi ha discrepàncies (per exemple, quantitat incorrecta o productes danyats), l'equip de comptes per pagar es comunica amb el proveïdor per resoldre'l.
Procés clau: Aparellament de tres vies
Comptes involucrats: Comptes per pagar, Compres, Proveïdors
Pas 4: Registre del passiu
Un cop aprovada la factura, l'equip de comptes per pagar la registra com un passiu al sistema comptable en comptes per pagar:
Entrada de diari:
📌 Dèbit: Inventari (Materies Primes) 20.000€
📌 Crèdit: Comptes per pagar 20.000€
En aquesta etapa, ABC Manufacturing deu a XYZ Metals Ltd. 20.000€ però encara no ha realitzat el pagament.
Impacte als comptes clau: balanç general (passiu corrent)
Comptes involucrats: Comptabilitat, Finances
Pas 5: Processament del pagament
Segons les condicions de pagament acordades (30 dies nets), l'empresa programa el pagament en un termini de 30 dies. A la data de venciment, ABC Manufacturing emet una transferència bancària de 20.000 € a XYZ Metals Ltd.
Entrada de diari:
📌 Dèbit: Comptes a Pagar 20.000€
📌 Crèdit: Efectiu/Banc 20.000€
Aquesta transacció liquida el passiu, reduint els comptes per pagar a zero.
Impacte als comptes clau: estat de flux d'efectiu, balanç general
Comptes involucrats: Finances, Banca
Pas 6: Informes i conciliació
A finals de mes, l'equip financer d'ABC Manufacturing revisa l'informe d'antiguitat per garantir els pagaments puntuals i evitar impagaments. També concilia els comptes per pagar amb els estats de compte dels proveïdors.
Informes clau: Informe d'antiguitat de comptes per pagar, balanç general
Comptes involucrats: Finances, Comptabilitat